役所や監督署、年金事務所、ハローワークなどが多いですね。新規のお問い合わせもよくお電話でいただきます。馴染みのお客さまとはChatworkを使うことも多いですが、文字にするのがあまり好きではない方もいらっしゃいますから。

オフィスにスタッフがいる際は、基本彼らが会社宛の電話に出てくれますが、時には自分で対応しなければいけない場面もあります。電話対応のたびに仕事の集中力が途切れてしまいますし、重要な電話はたいてい携帯電話にかかってくるので、固定電話には不要な営業の電話がかかってくることが多いです。それに対応して時間を取られるのももったいないと思っていました。

そんな折、Chatwork内に「Chatwork 電話代行」のバナーが表示されまして、見た瞬間にクリックしましたね（笑）。

それは心配していませんでした。というのも、「Chatwork 電話代行」に期待していたのは、「正確でなくていいので、ざっくりとした用件がわかる」ことだったからです。詳細な話は折返しの電話で話せばいいので、専門用語はそこまで正確でなくても大丈夫なんです。

実際、使ってみると期待どおりのクオリティを出してくれています。もちろん、完璧ではない部分もありますが、少なくとも「なんとなくこういうことだろう」ということはわかります。電話の意図はしっかり伝わってきます。

最初に自分で一度かけてみて、どのように対応してもらえるのかをチェックしました。対応については特に問題を感じませんでしたね。

お客様がどう感じられるのかなという点は少し気になっていました。お客様によっては電話代行であることを何となく感じていらっしゃることもあるようなんです。たとえば事務所のスタッフであれば、「そのスタッフは今いないけれど何時には帰ります」のように回答できますが、電話代行ではそこまで答えられないですからね。

特に問題ありませんでした。電話代行であることがわかっても、あらためて事務所から折り返すので違和感はないようです。それに、かけても話し中で出ないよりは、電話代行でも出てくれる方がよいですからね。今後は「Chatwork電話代行」についての資料を作って、お客様に説明しようと思っています。

まずはやはり、「誰も電話に出られない」という状況がなくなったことです。それから、導入の目的でもあった集中する時間の捻出ができるようになりました。「Chatwork電話代行」が電話を受けてくれている安心感があるので、電話のことを気にすることなく集中して仕事ができます。時間にメリハリをつけられるようになり、仕事の効率はかなり良くなったと思います。

また、当事務所は10時から営業なのですが、「Chatwork電話代行」は9時からスタートしています。以前はこの9時台の電話を受けられなかったのですが、今はしっかり受けられるので助かっています。9時から10時の間の電話って意外と多いんですよね。

特におすすめしたいのは、少人数の会社や事務所です。大規模な事務所であればスタッフも多いので電話をとれないことはないと思いますが、少人数だと電話に出られないことも多いので、とても便利なサービスです。

もしかしたら、「電話代行を使うとお客様にどう思われるか不安」と感じているかもしれませんが、これからの時代はそんなことはないと思います。昨今はコロナ禍もあり、多くの業界や企業のビジネスモデルが変化しました。そうしたなかで、電話代行のようなサービスを導入していくことがお客さまにも受け入れられやすい状況ができていると感じています。

「Chatwork電話代行」を使って、外部に任せられる部分は任せてしまうやり方が、これからの時代のビジネスには適しているのではないかと思いますね。といっても、使ってみないとこの便利さはわからないかもしれません。料金的にもハードルは高くないですし、ぜひ一度使ってみてほしいです。使ったらもう手放せなくなりますよ。