弊社は求人情報サイト「Biz Hits Work」、ビジネスの問題解決を考えるメディア「Biz Hits」を主とした自社メディア運営を手がけており、それらの実践の中で培ってきた実績をもとに、業務効率化サポート・クラウドソーシングやリモートワーカー導入コンサルティングもおこなっております。弊社自体も複数拠点を構え、各地域の在宅ワーカーさんとChatworkで連携するといった多様な働き方をおこなっています。

そんな中で転機となったのが2020年のコロナ禍でした。もともと本社には内勤スタッフがいたのですが、感染症対策のため全員をリモートワークへ変更したのです。その結果、社内で電話を取れる者がいなくなってしまいました。リモートワーク中のスタッフに転送する方法もありますが、在宅勤務の場合はお子さんなどご家族もいらっしゃいますから電話に出られる状態ではありません。

代わりに私自身が出ることにしようかとも思ったのですが、やってみるとまったくうまくいきませんでした。それまで電話についてはスタッフに任せていたので、かかってきた電話が営業なのかすらわからないのです。長々と話を聞いた結果、「あれ、これ営業電話だな」と気づいてがっかりすることもありました。結構な時間が取られるし、電話のせいで切れてしまった集中力を戻すのも大変だし、これは厳しいなと思いました。そこで以前から検討していた電話代行サービスを導入することにしたのです。

最近特に増えてきたのが、メディアからのご連絡です。弊社が発信している情報が、TVや新聞、ニュースサイトなどのメディアに取り上げられることが多くなってきたのです。たとえば「Web会議と対面会議どっちがいい？男女527人にアンケート調査」や「リモートワークで気づいたオフィスワークのムダに感じることランキング！男女1,010人にアンケート調査」など、リモートワークに関する調査結果はかなりニーズがあります。

そういった調査データの使用許可を求めるご連絡をメディアから頻繁にいただくのですが、連絡手段の多くは電話なのです。メールを使わないのは、おそらく緊急性が高いからでしょうね。特にTVの場合、午前中に電話がかかってきて、「お昼のニュースで使わせてほしい」なんてことも珍しくありません。その際、もし電話が取れないと調査データは使っていただけないので、自社の露出のチャンスを逃してしまいます。

また、銀行など金融機関は、セキュリティ面からメールのやりとりが禁止されていている場合もあります。取引先銀行からの電話に気づかず無視していたら信用にも関わってくると思うので、電話は重要なのです。

友人からの口コミでそのまま導入を決めたので、他社との比較はしていません。もともとChatworkを使っていたので、Chatworkと連携できるならそれがベストだと思いました。無料期間もあったので試してみて、初日から「これはいいな」と思って導入を即決しました。

安いと思いますよ。先ほど申し上げたように他社と厳密に比較はしていませんが、納得の料金です。何よりChatworkとの連携が最重要ですから、ほかの電話代行は考えられませんでした。

口コミだったので、特別な心配はしていませんでした。オペレーターの方は電話のプロですから、私たちが出るより絶対に良いだろうと思っていました。実際、使ってみると何も問題はなかったです。Chatworkへの通知も早くて、重要な電話はすぐに折り返せますし、応対品質も非常に良いですね。固有名詞等についてはごくまれに聞き間違いもありますが、そもそもそれは聞き取りにくい単語なんです。弊社スタッフが受けたとしても、聞き間違いはあります。

それは問題ありません。新規のお問い合わせを電話でいただくこともありますが、そこから先は電話ではなくメールやChatworkに移行しますし、仮に電話を希望されたとしても、取引が始まったお客様とは代表電話ではなく会社様の携帯でやりとりしますからね。

電話を受けていたスタッフは喜んでいますよ。単純に業務が1つ減ったわけですし、自分の仕事に集中できる効果もありますから。また、Chatwork 電話代行は社内に対して、特に説明をする必要がないのが良いですね。これまで社内に新しいサービスや仕組み、管理方法を導入する際は、スタッフ用のマニュアルを作成したり説明会を開いたりする必要がありました。どんなサービスでもそうですよね。完全に説明不要ということはありません。しかし、Chatwork 電話代行は違います。Chatworkの使い方だけわかっていればいいので、以前からChatworkを使っていた弊社では説明が一切いらなかったのです。導入時の負担がないというのは非常に助かります。

何よりも、電話対応を完全に手放せたことは大きいですね。私もスタッフも電話で集中力を途切れさせることなく、自分の仕事に向かえます。私はWebサイトを作ったり文章を書いたりとデスクワークが多いのですが、そういった仕事は一度中断してしまうと思考を取り戻すまで時間がかかるのです。Chatwork 電話代行のおかげで、集中して仕事をして、自分のタイミングでかかってきた電話の内容をチェックできるようになりました。生産性は大きく向上したと感じています。

また、新しく入ってくるスタッフに対して電話研修をしなくていいのも助かる点ですし、「電話を受けたことを伝え忘れてしまう」といったスタッフのヒューマンエラーもなくなりました。

代表である私は、通知のグループチャットはミュートにしていて、必要な連絡があったときのみスタッフから「返信した方が良い」という連絡を受けるようにしています。

電話代行を検討されているということは、何かしら電話に関する課題があるのだと思います。少しでも悩んでいるなら、まず無料期間でChatwork 電話代行を試してみてはいかがでしょうか。