サービス運営上、どうしてもWebサイトに運営元の電話番号を書く必要があります。ただ、営業担当者は自分自身の携帯電話を持っていて、お客様とは基本的にそちらでやりとりしていますから、代表電話にかかってくるものの多くは不要な営業電話です。そういった電話に出るのは社内にいるエンジニアの私か星野のどちらかになるのですが、電話が掛かって来るたびに業務を中断することになり、問題に感じていました。

電話を置かないわけにもいかないのですが、かかってくるのは私たちにとってあまり好ましくありません。

GREEN FUNDING by T-SITEにも、「営業はこちらにメールしてください」とちゃんと書いてあって、メールで資料を送ってくれる方もいるのですが、やはり電話も多かったですね。それらの多くは人材紹介とかインターネット回線の契約とかで、「必要ありません」と即レスで切るものがほとんどです。

電話で直接話したからって営業電話の成功率が上がるわけじゃないんですけどね（笑）。

メールで資料を送ってくれれば一応目を通しますけどね。

多いと1日5回くらいでしょうか。私たちはエンジニアなので、そのたびに思考が中断されて集中も切れてしまいます。

正直、ストレスでした。電話がなくなるようにお問い合わせ方法を改善しようみたいな生産性のないことを考えたりもしました。

特には検討していません。多くの電話代行サービスはメールでの共有になるのですが、それは一覧性が低く不便です。普段から社内コミュニケーションで利用しているChatworkで共有してもらえるこのサービスがわれわれにはうってつけでした。

価格だけは一般的な電話代行サービスと比較しました。相場と変わらなかったので、じゃあChatworkがベストだなと。

12月くらいにChatwork 電話代行を入れたいという話が出て、1月には導入しました。

シェアオフィスを利用していまして、来客の際は受付から電話で連絡が来ることになっています。もし今まで使っていた電話番号を代行に飛ばすようにすると、来客の連絡も代行にいってしまうのではないかという懸念がありました。

結局、受付で使っていた番号はそのまま直電として残して、電話代行に飛ばす電話番号を新規に用意することで使い分けしています。

それから、自社コンテンツ事業でECサービスを利用しているのですが、そこで電話番号を登録する必要があります。番号は公開されるのでChatwork 電話代行の番号を登録したのですが、その際にECサービスから暗証番号の確認電話がかかってきます。これをChatwork 電話代行で対応できるのか気になったのですが、無事対応していただけました。

期待どおりの成果が得られていて、満足度はとても高いです。なにか質問や要望があったときにChatworkで伝えられるのも楽でよいですね。

作業の中断も激減しました。Chatworkで通知が飛んでくるたびに導入してよかったと思っています。

かかってくる電話には、営業電話の他にカスタマーサポートまわりのお問い合わせもあります。今まではカスタマーサポート作業もエンジニアサイドでおこなってたのですが、エンジニアだとその場ですぐ対応できてしまう分、毎回平気で5〜10分対応に時間がかかってしまうんですね。Chatwork 電話代行を導入することで、自分のペースで対応できるようになり助かっています。

間違えて電話番号にFAXを送ろうとするお客様もいらっしゃるのですが、それも対応が必要なくなりました。

本当にもっと早くChatwork 電話代行を入れておけばよかったと思っていますね。生産性も上がったと実感しています。

オペレーターの方がタスクを切ってくださるので、担当が対応完了したらタスク完了するようにしています。

社内で普段からChatworkを利用している企業であれば、特に導入するメリットは大きいと思います。

新卒のとき、電話番をやらされたことがあって、電話が鳴りすぎて自分の仕事がぜんぜんできなかったんですね。電話のようにレガシーなツールはなくなってほしいのですが、まだそうもいかないこともあるので、せめて代表電話に関してはChatwork 電話代行にアウトソーシングするのがおすすめです。