弊社は大阪府枚方市に特化したローカルメディア「枚方つーしん」を2008年から運営しており、地元の開店情報や地域の話題などゆるくてニッチな情報を毎日配信しております。スタッフは現在、パート・アルバイトを含み20名。そのうち13名が取材して記事を書くライターです。

記事を書く作業は集中力が必要です。ところが、事務所の電話が鳴ってしまうと、その集中が途切れてしまうのです。また、取材などで外出していることも多く、担当者が電話に出られないこともあります。創業当初は電話もそう多くなかったのですが、数年ほど前から電話が増えてきたことで負担に感じるようになっていました。

そこで社内で使っているChatworkで電話も一元化できるならと思い導入をすることにしました。

いえ、しませんでした。Chatworkありきの導入でしたので。ちょうど「Chatwork 電話代行」のキャンペーン期間中だったことも「とりあえず試してみよう」という導入の後押しになりました。応対品質などクオリティの面でも、Chatworkさんなら大丈夫だという安心感がありました。

お問い合わせや営業電話が多いですね。すでにお取引のある企業や、取材先からの電話はそれぞれの担当者の携帯電話にかかってくることがほとんどですが、一部の方は携帯電話を知っていても「マナーだから」ということで固定電話にかけてこられることもあります。

必ず折り返しになりますので、電話をかけていただいたタイミングではつながりませんよね。そのタイムラグが少し心配でした。対応が遅くなるのではないかと思ったのです。

ですが、実際には問題はありませんでした。オペレーターの方の対応が早く、Chatworkにすぐ流れてくるのでスピーディーに対応できます。先方から対応が遅いというようなクレームもありません。

そもそも、以前から電話がかかってきても担当がすぐ取れるわけではなかったので、結局電話を受けたスタッフがChatworkで連絡していたんです。ですから、結果的には一緒なんです（笑）。

なんといっても電話で仕事を中断されないことですね。おかげでライターも執筆に集中できますし、これまで間で電話を受けていたスタッフの負担も減りました。

また、Chatworkなら外出中でも確認できますから、外に出ていても携帯電話で折り返せます。折り返しにすることで電話をかける場所を選ばなくなり、結果的に対応が早くなりました。

Chatworkと連動していることもよい点ですね。すでに慣れ親しんでいるツールですので、社員に使い方を説明する必要もありません。新しくツールを導入するとなると大変ですが、Chatworkをすでに使っているなら導入ハードルも低いと思います。

営業電話に出なくてもよいのは「Chatwork 電話代行」のメリットですね。そもそも、営業電話自体が減ったように思います。毎回折返しになるので、先方も嫌になってかけてこなくなるのかもしれません（笑）。

運用ルールは日々改善しています。当初は「Chatwork 電話代行」のグループチャットに一部のメンバーを追加していたのですが、そのメンバーを増やしていったり、誰がどういった対応をしたのかについて共有するようにもしています。

事務所の電話が鳴らないというのは想像以上に素晴らしいことでした。集中する時間をつくるために電話を遮断するのはおすすめです。仕事のクオリティも生産性も格段に上がります。もし終日、「Chatwork 電話代行」を使うのが難しいのなら、1日のうち数時間であっても効果があると思います。弊社にとってもう電話は鳴るものではなく、Chatworkに上がってくるものになっています。ぜひ、試してみてはいかがでしょうか。