マツヤマンスペースは2015年にオープンした愛媛県松山市のコワーキングスペースです。個人会社の方を中心に約90人に利用いただいており、中四国のコワーキングスペースとしてはかなり大規模なスペースになります。

現在はスタッフが何名かいるのですが、実はオープンからしばらくは私1人で運営をおこなっていました。最初は電話がかかってくることも少なかったのですが、次第に増えてきまして、コワーキングスペースの運営と電話の応対を1人でこなすのが難しいと感じ始めたのです。

そこで検討したのが、「Chatwork 電話代行」でした。

いえ、比較はしませんでした。ずっと使っているChatworkが運営しているということで信頼もあり、Chatworkさんのサービスならということで導入を決めたのです。

コワーキングスペースにかかってくる電話は大きく2つあります。利用希望者の方からの問い合わせと、営業の電話です。特に増えてきたのは営業の電話で、基本的には不要な内容がほとんどです。

そうした電話に出ると仕事が中断されて集中力も切れますし、スタッフの生産性も上がりません。たしかに1人のときに比べれば電話に出ることはできるようになりましたが、よりコアな業務に集中するためには電話はすべて「Chatwork 電話代行」へ転送し、内容を確認してから必要なものだけを折り返す方がよいと考えたのです。

多いのはイベントを開催したいという要望ですね。マツヤマンスペースでは、月に平均して5回くらいさまざまなイベントを開催しているんです。それから見学希望のお問い合わせも多いです。

導入して本当によかったと思っています。今はもうすべてコールなしで転送する設定にしてあるので、電話が鳴ることもなくなり、私もスタッフもお客様の対応などコアな業務に集中することができています。営業電話で時間を取られることもなくなりました。

オペレーターの方の対応もすごくよいですね。丁寧ですし、お客様のお名前などの固有名詞についても間違いがほぼありません。「Chatwork 電話代行」導入前は「電話したのにすぐにつながらず、毎回折返しになるのはお客様の印象がよくないのではないか」という懸念も持っていたのですが、杞憂でしたね。むしろChatworkで質問を確認してから、しっかり対応を準備して折り返せるので、お客様にとってもメリットが大きいと思います。

マツヤマンスペースをオープンしたとき、スタッフは私は1人でした。同じように1人で仕事をされている方に、「Chatwork 電話代行」を強くおすすめします。また、スタッフがいても営業電話に出なくていいだけで本業に集中できますし、生産性を上げるためにも有効なサービスだと思います。

電話応対のためにアルバイトを雇うよりも、「Chatwork 電話代行」はずっと安価ですし、オペレーターの方の対応もプロのクオリティなので安心しておまかせできます。コスト、応対品質、どちらの視点から考えても、「Chatwork 電話代行」がおすすめですよ。