当社は介護施設のスタッフと専門の医師をつなぐオンライン医療相談を提供しており、医師とのやりとりにChatworkを導入しています。以前、ご縁がありChatworkのユーザーイベントである「Chatwork Cafe」に参加させていただいたのですが、その際に「Chatwork 電話代行」を導入されている企業の方が活用法を発表されていて興味を持ちました。

【私はもともとオフィスには電話は必要ないと考えており、創業したときから固定電話は引かないという考えでやってきました。オフィス自体もコワーキングスペースに入居したり、クリニックのバックオフィスを使わせてもらったりしていました。現在は一般的なオフィスを構えていますが、やはり固定電話は引いていません。

ただし、私たちがお付き合いしている介護業界はまだとてもアナログです。電話はもちろん、FAXも当たり前に使われています。介護施設の方はお忙しいので、かかってきた電話には必ず出なければなりません。

そこで電話については一斉着信アプリを活用してメンバー全員が携帯電話で受けられるようにしていたのですが、創業当時は特にメンバーが少なかったこともあり、誰も電話を取れないという状況がしばしば発生していたのです。「Chatwork 電話代行」であれば、この課題を解決できると思いました。

医師とのやりとりはChatworkがほとんどなので、多いのは介護施設の方からのご連絡や新規のお問い合わせです。また、営業電話もかかってきます。営業電話については不要であることがほとんどですが。

検討はしたものの、Chatworkへの連携は必須だと思っていたので、「Chatwork 電話代行」をメインで検討しました。

やはり応対品質は気になっていました。介護や医療業界ならではの専門用語がきちんと伝わる形で聞き取ってもらえるのかは不安でしたね。たとえば薬や傷病の名前にはとても難解なものが多いですから。

思っていた以上に聞き取り品質は良かったです。もちろん、100％正確というわけではないのですが、少なくとも医師が見れば何のことを言っているのかは十分にわかるレベルで報告を上げてくれます。対応の仕方も良好で、おそらく電話をかけている方は電話代行につながっているとは気づかないのではないでしょうか。電話がきてからチャットが飛んでくるまでのスピードも早くて助かっています。

1件あたり100円と料金が安いのもよいですね。当社は1ヶ月に何百件も電話がかかってくるわけではないので、現在の1ヶ月100件までというプランで問題なく使えています。仮に今後、超過して追加料金がかかることになっても構わないと思うくらいには満足しています。仮にそのために1人雇うと考えると、「Chatwork 電話代行」は破格の低コストです。「Chatwork 電話代行」の利便性はとても高く、これさえあれば固定電話は今後も必要ありません。

Chatworkと電話代行を組み合わせたメリットは生産性の面で大きいと感じます。電話は受けた人しか内容がわからないため、ほかのメンバーに情報を共有するひと手間がかかります。しかし、「Chatwork 電話代行」であれば誰からどのような用件で電話がきたのかがテキスト化されてChatworkに流れてきますから、共有の手間がなくなるのです。業界的に電話はまだ必要な存在なので、その電話の弱点をChatworkで補えるメリットは計り知れません。

また、当社は人材の採用を進めていますが、新入社員に対して「どこからの電話を誰につなぐか」などの電話研修を行う必要がなく、その分の業務が効率化できています。実際、今年入社したメンバーからは「最初は電話の取り次ぎを覚えるのかと思っていたが会社に電話がなくてびっくりした」と言われました（笑）。

ルールというほどのものではないのですが、Chatworkで報告が上がってきた場合は、その電話に誰が対応するのかをChatwork上で宣言するようにしています。

少人数のスタートアップ企業では、移動中や打ち合わせ中で誰も電話に出られないことがあると思います。また、せっかく電話に出ても営業電話で時間だけが取られたり、業務に集中したいときに電話が鳴って集中力が切れたりすることもあるでしょう。

そんなときに「Chatwork 電話代行」なら、必要な連絡だけ後から確認して都合のよいタイミングでかけ直せるため、ストレスを感じることがありません。料金体系的にも導入しやすいですし、時間帯によっても使い分けられるのも便利です。一度使ってみることをおすすめします。